Tämä Levin Alppitalojen asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä majoituspalveluidemme tarjoamiseksi asiakkaillemme sekä asiakassuhteiden hankintaan ja ylläpitoon. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin Levin Alppitalojen asiakasrekisterissä; mitä, miten ja miksi näitä tietoja kerätään, mihin ja miten niitä käytetään sekä kuinka pitkään kerättyjä tietoja säilytetään.
Miksi henkilötietoja kerätään?
Keräämme ja käsittelemme ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä ylläpitoon. Lisäksi asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin. Näiden lisäksi viranomaismääräykset velvoittavat meitä ylläpitämään matkustajarekisteriä, jonka pohjalta Tilastokeskus kokoaa majoitustilastoja. Kyseisissä tilastoissa asiakkaita ei yksilöidä, vaan tiedoista selviää yleisellä tasolla esimerkiksi se, kuinka paljon asiakkaita esimerkiksi Kittilän kunnassa on yöpynyt ja mistä valtioista he ovat kotoisin.
Mitä tietoja kerätään?
Asiakasrekisteri koostuu pääasiassa Levin Alppitalojen asiakkaiden henkilötiedoista, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, asiakasryhmä, majoitusaika sekä muut varauksen hallintaan sekä asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyvät tiedot. Lisäksi rekisteri sisältää laskutukseen liittyviä tietoja, kuten verkkolaskutusosoitteita. Lisäksi majoittuessaan asiakkaan tulee täyttää paperinen matkustajailmoitus, jota säilytetään viranomaisia varten viranomaismääräysten mukaisesti.
Säilytämme asiakkaan tietoja rekisterissä kolme vuotta viimeisimmästä kontaktista Levin Alppitaloihin. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos jokin viranomaistaho on käynnistänyt prosessin, jossa tietoja tarvitaan tai on muuten määrännyt tietoja säilytettäviksi. Lisäksi mikäli asiakas on sallinut tietojensa käytön markkinointitarkoituksissa, hänen tietonsa säilytetään siihen saakka, kun markkinointilupa on voimassa.
Miten tietoja kerätään?
Levin Alppitalot kerää asiakasrekisterin sisältämät tiedot pääasiassa suoraan asiakkailta. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme tietoja, jotka asiakas on antanut meille asioidessa kanssamme tehdessään varausta, pyytäessään tarjousta tai ollessaan muuten yhteydessä Levin Alppitalojen myyntitoimistoon.
Osa rekisterissä olevista tiedoista on saatu muista lähteistä kuin suoraan asiakkaalta itseltään. Näitä muita lähteitä ovat vaihtoehtoisina varauskanavinamme toimivat Levin Matkailu Oy sekä Booking.com. Kyseisten kanavien kautta tulleista varauksista saamme järjestelmäämme vain osan varauksen tehneen asiakkaan henkilötiedoista.
Lisäksi Booking.com:in kautta tehdyissä varauksissa Booking.com välittää asiakkaan palveluun syöttämät luottokorttitiedot Levin Alppitaloille. Huolehdimme osaltamme luottokorttitietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelemme niitä erityisellä tarkkuudella. Vaikka lainsäädännön mukaan luottokorttitiedot eivät ole luokiteltavissa varsinaisiksi arkaluonteisiksi tiedoiksi, voi mahdollisesta väärinkäytöstä aiheutua asiakkaille riskejä, minkä vuoksi käsittelemme tietoja erityisellä huolellisuudella.
Levin Matkailu Oy:n ja Booking.com:in omat asiakasrekisteriselosteet ovat luettavissa täältä:
Levin Matkailu Oy: Linkki
Booking.com: Linkki
Kenellä on pääsy tietoihin?
Asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakasviestintään, asiakkaiden varausten hallintaan sekä markkinointiin, mikäli asiakas on antanut markkinointiluvan. Tietoja hallinnoidaan sähköisen palveluntarjoajan välityksellä järjestelmässä, jonka jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset sekä salasanat. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävään näiden tietojen käsittely olennaisesti kuuluu. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä ulkopuolisilla henkilöillä ole pääsyä tietokantaan, lukuun ottamatta ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa yhteistyössä järjestettyjä palveluita, kuten aktiviteetti- ja pöytävarauksia. Kyseisten varausten hallinnointiin liittyen luovutamme yhteistyökumppaneillemme tarvittavia asiakkaan yhteystietoja. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietoja omiin käyttötarkoituksiinsa.
Lain edellyttämissä tapauksissa tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella, mikäli lainvoimainen viranomainen näin vaatii. Lisäksi matkustajatietoja ja matkustajarekisteriä käytetään viranomaisten velvoittamien majoitustilastojen kokoamiseen.
Oikeutesi
Asiakasrekisterissä olevilla asiakkailla on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat häntä koskevat tiedot, vaatia tietojen korjaamista, täydentämistä tai poistamista sekä kieltää tai sallia tietojensa käsittelyn markkinointitarkoituksissa.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti Levin Alppitalojen asiakasrekisteriä koskevien asioiden yhteyshenkilölle Juulia Siikarlalle joko sähköpostitse osoitteeseen juulia@levinalppitalot.fi tai postitse osoitteeseen Hissitie 7 B, 99130 Sirkka. Tarkastuspyyntö on toimitettava allekirjoitettuna ja liitteenä on oltava kopio kuvallisesta henkilötodistuksesta.
Levin Alppitalot Oy
Hissitie 7 B, 99130 Sirkka
Y-tunnus: 1607193-8
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Päivittäminen
Pyrimme jatkuvasti kehittämään toimintaamme ja käytäntöjämme parempaan suuntaan, jonka myötä myös tämän selosteen sisältöä voidaan päivittää. Käytännöt voivat muuttua myös lainsäädännöllisten muutosten myötä.
Tämä asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste on tarkistettu viimeksi 12.8.2022.